¿Qué es y cómo elaborar un plan de comunicación interna?

Cuando nos adentramos en mejorar la comunicación interna de nuestra empresa consideramos el camino de realizar un plan de acción elaborado con el único objetivo de mejorar los aspectos internos de la organización y obtener beneficios para  los colaboradores de tu negocio. En el siguiente artículo te comentamos cómo elaborar un plan estratégico para mejorar la comunicación interna, sus beneficios y aspectos importantes a considerar. 

Definición de “plan de comunicación interna”

Un plan de comunicación interna se lo denomina a una herramienta estratégica en la que se establece una hoja de ruta necesaria y fundamental que se realiza en una empresa o negocio con el objetivo de llevar a cabo una cantidad significativa de acciones para alcanzar los beneficios de una buena comunicación interna y mejorar así los resultados sentimentales y humanos de la empresa. 

El plan de comunicación es el punto de partida para el sector que trabaja constantemente en mantener y/o mejorar la gestión de la comunicación organizacional que, habitualmente, suele realizarse una vez al año y se enfoca en estructurar cómo y de qué forma se llevará a cabo la comunicación interna.

¿En qué momento realizarlo?

Lo aconsejable es que se realice una vez al año un plan de comunicación interna pero puede realizarse en cualquier momento del año para poder atentar ante una necesidad concreta en un momento determinado. 

Importancia de llevar a cabo un plan de comunicación organizacional

Para que el plan de comunicación interna sea efectivo debe ser coherente con la estrategia general de la empresa y debe reflejar los valores de la organización. 

✔️ Mejorar la motivación de los co-creadores:

Su principal objetivo es mejorar los resultados del compromiso y motivación de todos los colaboradores de una empresa ya que se sentirán implicados y parte de una estrategia para mejorar sus condiciones de trabajo y su productividad. 

✔️ Aumentar el sentimiento de pertenencia:

Al impulsar un plan de mejora para la comunicación interna, los colaboradores de tu empresa tendrán una nueva instancia para comprender cuál es la misión, visión y valores de la organización para que los colaboradores asumirán como propia la cultura corporativa.

✔️ Retención de talento:

Al igual que lo hemos comentado en nuestro artículo sobre cómo mejorar la comunicación interna y correlacionado con los beneficios anteriormente mencionados, permite retener al talento de tu empresa evitando o minimizando la rotación de personal. 

✔️ Mejorar el clima laboral:

En todo plan de comunicación interna es necesario que los colaboradores sean parte para comprender qué es lo que necesitan para mejorar su ambiente laboral y los vínculos que se establecen en toda organización, por lo que velar por ambos aspectos mejorará el clima laboral aumentando la productividad, compromiso y sentimiento de pertenencia. 

✔️ Minimizar rumores de pasillo:

Como es sabido, en todas las empresas existen los famosos “rumores” o “chismes de pasillo” que en su mayoría afecta la motivación y viabilidad de los colaboradores, por lo que implementar un plan de comunicación interna evita la desinformación que puedan perjudicar la actividad de la empresa. 

✔️ Impulsar un entorno de feedback:

Gracias a los planes de comunicación organizacional, los colaboradores pueden obtener un feedback o retroalimentación sobre su labor para poder premiar aquellas acciones que realizan efectivamente y ofrecer una instancia para mencionarle las oportunidades de mejora para crecer. 

✔️ Ayuda a comprender los objetivos organizacionales:

Tener un plan de comunicación interna garantiza que toda la empresa esté en la misma página. Ayuda a hacer realidad el objetivo, la visión y la estrategia del negocio.

✔️ Crucial para unificar el mensaje de tu marca:

Tanto los empleados como el público objetivo conocerán la personalidad, los valores y los objetivos de esta, y evitarás confusiones por ambas partes.

✔️ Reduce los errores y equivocaciones:

Los errores de los empleados suelen estar causados por la falta de comunicación. Tu empresa puede perder dinero si cometes un error. Si desarrollas un plan de comunicación interna efectivo en tu organización, esto podría prevenir esos errores y equivocaciones.

Pasos y fases para definir un plan de comunicación interna:

1 – Evaluación de la situación actual con una auditoría interna:

El primer paso en cualquier tipo de plan que quieres impulsar es analizar las acciones y prácticas actuales que se impulsan en tu empresa para poder determinar las áreas de mejora. en dicho análisis es importante que tengas en cuenta los siguientes aspectos:

• Misión, objetivos y valores de la empresa.
• Mensajes empresariales importantes que se han comunicado en el último tiempo.
• Canales de comunicación utilizados entre los colaboradores.
• Responsabilidades y procesos por los que deben velar los colaboradores.
• Recoger y analizar las opiniones de los co-creadores: reúne a los colaboradores de tu empresa (puedes dividirlos por departamento, estrategia, o el criterio que más cómodo te sientes) para que puedan expresar sus necesidades, problemáticas y deseos actuales, también puedes optar por encuestas laborales.
  

2 – Definición de objetivos organizacionales:

Luego de realizar la auditoría de la comunicación interna actual el siguiente paso es establecer objetivos claros y específicos que debe alcanzar el plan de comunicación en un plazo preestablecido. Para esto, te recomendamos usar objetivos SMART. 

• Específica (Specific): los objetivos determinados deben ser específicos y precisos para  evitar generalidades y no generar dudas en el equipo. 
• Medible (Measurable): los objetivos deben ser cuantificables para poder comparar los resultados previos y posteriores a cada acción. Este será el indicador para poder monitorear y evaluar. 
• Alcanzable (Achievable): a su vez, los objetivos deben ser alcanzables para que puedan cumplirse con los conocimientos y recursos disponibles. 
• Realista (Realistic): por otro lado, deben ser realistas para que se consideren viables. 
• Tiempo determinado (Timely): por último, los objetivos deben ser establecidos en un tiempo determinado para cumplirse, es fundamental que una vez que hayas fijado una fecha límite, la respetes y encuentres la manera de lograr la meta propuesta.
  

3 – Identificación del público objetivo:

En conjunto con la fase anterior, deberás determinar cuales son los colaboradores de tu empresa que serán incluidos en el plan de comunicación interna para mejorar. 

4 – Desarrollo de estrategias y acciones:

Luego, se avanza con la determinación de estrategias y acciones específicas a realizar para alcanzar los objetivos propuestos. En este paso se deben planificar cada una de ellas y estructurarlas en un plan enumerando todo lo necesario para impulsarlas. 

5 – Difunde el plan en las áreas:

Como ya hemos mencionado anteriormente, en tu plan de comunicación interna debes identificar el público objetivo que estará comprometido e incluido en la estrategia, por lo que una vez que se determinan los objetivos y las acciones debes compartirlo con los responsables.

6 – Implementación del plan:

Y acá comienza lo divertido e importante, poner en práctica las estrategias y acciones definidas en el plan de comunicación interna. ¡Manos a la obra!

Este es el momento en el que debes estar preparado para ajustar y adaptar el plan en base a todo lo que vas a ir aprendiendo en el recorrido de la implementación.

7 – Evaluación y seguimiento:

El último paso y el más importante, debes medir la efectividad del plan de comunicación interna ya sea las acciones que vas a ir impulsando y la estrategia genérica. En este paso podrás comprender los ajustes necesarios que debes realizar. 

¿Cómo medir los efectos de un plan de comunicación interna?

Si ya has impulsado un plan de acciones para mejorar la comunicación organizacional o solo eres un curioso que quieres comprender cómo finalizar una estrategia para mejorar la comunicación interna de tu empresa, estás en el lugar indicado, 

Solicitar una encuesta de retroalimentación:

Puedes realizarlo al finalizar cada acción y al final de toda la estrategia, es importante que puedas enviar una encuesta de satisfacción (que puede unificarse con la encuesta de desempeño laboral) a tus colaboradores para poder comparar los resultados obtenidos al inicio de la estrategia y al finalizar para comprender si se han obtenido mejoras en los indicadores más importantes o detectar nuevas oportunidades de mejora.