14 Herramientas efectivas para la comunicación interna de tu empresa

La comunicación interna de una empresa es uno de los intangibles más relevantes para que toda organización pueda obtener resultados efectivos y el impacto esperado en sus resultados empresariales. Es por esto, que en esta nota te comentamos cuales son las 14 herramientas que puedes utilizar entre los equipos de trabajo y establecer un nivel de comunicación sólida entre los colaboradores. 

Un aspecto clave en toda organización

A menudo se menciona la importancia de establecer un plan de comunicación interna en tu organización implica realizar esfuerzos que conlleva alcanzar un impacto positivo en tu empresa y sus colaboradores.

En los últimos años, sobre todo a partir de la pandemia, se han desarrollado e impulsado políticas de trabajo remoto en el que los colaboradores tienen el “beneficio” extra de realizar su labor desde su casa, y eso ha impactado en la motivación y resultados obtenidos ya que se ha descuidado la comunicación interna. 

Herramientas y canales de comunicación interna

E-mail interno:

Los correos electrónicos son un canal de comunicación interna que permite difundir mensajes institucionales ya que es una herramienta que todos los colaboradores utilizan para su labor por lo que es probable que los mails se lean con regularidad, es por esto que es uno de los canales indispensables a utilizar en toda empresa de cualquier tamaño. 

Los correos internos son útiles para difundir mensajes diarios, con texto simple, imágenes o infografías. A su vez, puede ser utilizado para recordar eventos importantes, fechas límites o compartir documentos que impulsen la cultura organizacional. 

Entre sus principales ventajas podemos mencionar su sencillez, visualización mediante cualquier dispositivo (sea computadora o móvil), se pueden compartir y difundir múltiples recursos, sean escritos o audiovisuales. Sin embargo, entre las desventajas más importantes de mencionar es que no se debe realizar un uso excesivo de los correos internos ya que pueden irrumpir en el cansancio de los colaboradores conllevando a que los omitan. 

Intranet:

Al igual que la herramienta anteriormente mencionada, este es un instrumento de comunicación interno que es muy utilizado por diferentes empresas que permite que los colaboradores puedan utilizar un sistema interno que difunde mensajes y puede ser interactivo mediante contenido audiovisual, encuestas, juegos, capacitaciones, solicitud de vacaciones y licencias, entre otras acciones. 

La intranet es una plataforma digital (o sitio web privado) al que tienen acceso únicamente los integrantes de una empresa ya que el uso es exclusivo para ellos. Dicho micrositio permite a los colaboradores estar en contacto directo con información valiosa que ayudará a su desempeño y organización. 

Una de las principales desventajas que, si tu empresa ha implementado o quiere hacer uso de una intranet corporativa deben evitar, es que los documentos y archivos cargados al micrositio se encuentran desactualizados o es difícil de encontrar. 

Manuales corporativos:

Correlacionado con la intranet, los manuales corporativos son herramientas muy utilizadas e indispensables para las organizaciones, sean físicos o digitales, Pueden tratarse de manuales institucionales que pretenden difundir la misión y visión de la marca, sus objetivos anuales, organigrama, eventos especiales que los colaboradores deben participar, entre otros fines comunicacionales.

Aplicaciones:

Al igual que la intranet, se pueden desarrollar aplicaciones específicas para los equipos de trabajo de tu empresa que permitan emitir información, capacitaciones, impulsar la participación de los colaboradores o el entretenimiento mediante juegos. Este tipo de herramientas son impulsadas por empresas que quieren superar los límites y uso del correo interno para mejorar su comunicación interna. 

Encuestas:

Otra de las herramientas muy utilizadas habitualmente en las organizaciones son las encuestas, pueden ser trimestrales, anuales, o el periodo de su preferencia. Es un recurso que permite llevar a cabo evaluaciones de desempeño y motivación por el que los encargados de mejorar la comunicación interna de la empresa puedan acceder a datos específicos que garanticen la elaboración de un plan de acción y estrategias listas para aumentar la fidelidad de los colaboradores de tu empresa.  

Las encuestas pueden implementarse por equipo de trabajo, aérea, individual, por temas específicos o por evaluación general de la situación humanística de tu organización.

Una de las grandes desventajas de las encuestas que si quieres implementarlas es importante que lo consideres es que muchas veces son muy extensas que obstaculizan que los colaboradores puedan completarla con motivación y entusiasmo. 

Videollamadas:

Las reuniones digitales, o mayormente mencionadas como videollamadas, es una herramienta que se ha impulsando en su utilización a raíz de la pandemia ya que permite lograr una comunicación entre los equipos de trabajo que necesiten establecer un diálogo que no puede llevarse mediante herramientas escritas (como correo electrónicos o mensajes por chats internos).

Mediante las videollamadas se pueden establecer conversaciones de feedback sobre la labor de un colaborador, mejorar metodologías de trabajo o que los líderes puedan mantener un contacto con sus equipos de trabajo. 

Entre las principales ventajas de las videollamadas es que pueden agendarse con simplicidad, pueden ser grabadas para poder consultar el material posterior a las reuniones digitales. Sin embargo, dentro de las desventajas más importantes que pueden ser evitadas es que las reuniones se extiendan lo que conlleva a que se conviertan en un espacio engorroso y que limita el trabajo operativo de los colaboradores conllevando a que ellos piensen que “pierden” el tiempo. 

Reuniones:

Otra tipología de reuniones son las presenciales que son un clásico por excelencia ya que se puede mantener un contacto directo y personal entre los colaboradores y sus líderes. En estas reuniones se debe velar por diferentes consideraciones para que los co-creadores se sientan en confianza y cómodos para poder expresarse sin límites. 

Las reuniones presenciales pueden ser utilizadas para establecer un espacio de ocio que los distraiga de su labor por unos minutos para que se despejen, puedan conversar sobre problemáticas a resolver, revisar tareas y hacer seguimiento. Sin embargo, si las reuniones son multitudinarias pueden verse obstaculizadas para reservar el espacio y que todos los integrantes participen por lo que desde Splendore Comunicación recomendamos que sean encuentros por equipos de trabajo que garanticen la participación de todos, o al menos de la mayoría. 

Eventos para empresas:

Como ya hemos mencionado en otras notas de interés, los eventos empresariales son una de las herramientas más importantes para mejorar la comunicación organizacional. Sean eventos formales, como lanzamiento de nuevos productos, anunciar cambios importantes,, también pueden ser informales (como cenas de fin de año o aniversarios empresariales) ya que su objetivo particular es que los colaboradores sean partícipes de un espacio de ocio y entretenimiento que garanticen establecer vínculos entre los equipos de trabajo y mejorarlos si corresponde. 

House Organ:

Uno de los documentos corporativos son los house organ que corresponden a la comunicación de nuevos proyectos o actividades de áreas, ya que esta herramienta permite brindar cercanía y motivación para los colaboradores. Habitualmente son impulsadas por el área de marketing o gestión humana. 

No obstante, la producción de este documento puede ser una tarea tediosa, por lo que una de las mejores opciones es la contratación de empresas especializadas, como Splendore Comunicación, consultora de comunicación, relaciones públicas y marketing digital.

Chats internos:

Otra de las herramientas que deben ser utilizadas en la rutina laboral de los colaboradores son los chats internos ya que les permite estar conectados, difundir mensajes instantáneos, poder coordinar reuniones presenciales o virtuales, enviar documentos o tener conversaciones informales. 

Los chats internos pueden ser utilizados o desarrollados para la conversación de los colaboradores o pueden ser un canal para establecer vínculo con áreas de gestión humana para poder resolver una situación en particular. 

Al igual que las videollamadas, los canales de chats internos impulsan una comunicación en tiempo real y son útiles para conversaciones informales. Sin embargo, los chats internos pueden ser mal utilizados ya que puede pasar bastante tiempo entre mensaje y mensaje.

Boletines:

Al igual que los House Organ, los boletines informativos es una herramienta clásica que puede difundirse en formato físico o digital para poder ofrecerle directamente al colaborador la comunicación de un hecho puntual, sea el lanzamiento de un nuevo proyecto o la invitación de un evento empresarial ya que debe ser utilizado para centrarse en un solo tema.  

Entre las consideraciones más importantes es que los boletines informativos sean redactados con un claro mensaje, directo y breve para que pueda tener el impacto esperado en cada co-creador de tu empresa. 

Entre sus principales ventajas es que son herramientas económicas, los boletines informativos bien desarrollados y diseñados favorecen el desarrollo del orgullo empresarial.

Buzón de sugerencias:

Los buzones de sugerencias son herramientas que tienen como objetivo conocer las sensacionales y la percepción de los colaboradores de tu organización, como así también pueden ser utilizados para poder detectar una posible problemática de motivación y satisfacción de los equipos de trabajo. 

Es una de las herramientas más utilizadas para mejorar la comunicación interna, sin embargo puede utilizarse para mantener un vínculo de anonimato entre los colaboradores y los encargados de impulsar acciones efectivas que mejoren situaciones particulares que obstaculizan la viabilidad laboral de una persona.

Redes sociales internas:

Si hablamos de interacción inmediata y relacionamiento virtual / digital, damos lugar a las redes sociales internas que se implementan en plataformas que operan de la misma forma que privadas para los integrantes de una empresa. Es otro recurso que permite difundir información, mensajes puntuales, promover la motivación o interacción entre los equipos de trabajo, entre otras iniciativas. 

Plataformas corporativas:

Correlacionado con los chats internos, en las empresas siempre se recomienda contratar plataformas corporativas que permitan organizar y gestionar el trabajo de los equipos internos con la ayuda de diferentes extensiones o herramientas para mantener y aumentar el nivel de la comunicación interna. 

Uno de los ejemplos más utilizados, sobre todo luego de la pandemia, es Microsoft Team o Trello. Este tipo de plataformas ya tienen integrados chats internos por lo que es una herramienta muy potente e importante para la comunicación interna. 

¿Cómo elegir la herramienta más adecuada?

Ahora que ya conoces todas las herramientas que, desde Splendore Comunicación, recomendamos para que utilices en la comunicación organizacional, llega el momento de responder tu posible duda “¿cuál elijo?” y a continuación te mencionaremos. 

Lo primero que debes entender es que no debe utilizarse solo una herramienta, sino que las mencionadas anteriormente pueden interrelacionarse lo que formará una política de comunicación entre colaboradores muy potente. 

Sin embargo, para que puedas escoger efectivamente las herramientas ideales para tu empresa puedes responder a las siguientes preguntas. 

• En tu empresa, ¿los colaboradores trabajan desde su hogar o van a un lugar físico y presencial? Esto ayudará a comprender si puedes utilizar herramientas físicas (como reuniones presenciales) o deben ser exclusivas en formato digital
• ¿Actualmente en tu empresa utilizan una plataforma corporativa que integra diferentes funciones y herramientas que promueven la comunicación instantánea e inmediata?
• ¿Cuáles son las problemáticas actuales que deben afrontar tus colaboradores?
• ¿Cuánto presupuesto tienes disponible para derivar a herramientas de comunicación interna?